De voorbije maanden hebben we wat onderzoek gedaan naar wat de meerwaarde is van een systeem voor document management.
De focus lag enerzijds op productiebedrijven en anderzijds werden de gesprekken vooral gevoerd met electrical engineers over de documentatie die bij een elektrische kast hoort.
Het zoeken naar de juiste elektrische schema's
Gemiddeld besteden technici 20-30 minuten per dag naar de juiste en laatste versie van elektrische schema's. Vaak gebeurt het dat de documenten verspreid zijn over verschillende locaties of systemen.
Stel dat een bedrijf 10 technici heeft die elk 20 minuten per dag zoeken, komt dit neer op 3,33 uur per dag, ofwel 800 uur per jaar (= 240 werkdagen). Bij een gemiddeld uurloon van 50 EUR/u kan dit leiden tot een "verborgen" kost van € 40.000 per jaar alleen in zoektijd.
Het voorkomen van fouten door verouderde schema's
Verouderde schema's kunnen leiden tot fouten in de uitvoering van reparaties of installaties. Dit kan resulteren in extra werktijd, vervangingskosten voor onderdelen, of zelfs productiestilstand.
Stel dat de kost van één fout door een verouderd schema een kost heeft van € 10.000 aan reparaties of downtime en er zijn 5 fouten per jaar, dan leidt dit tot een verborgen kost van € 50.000 per jaar.
Snellere probleemoplossing en efficiënter onderhoud.
Een storing die ontstaat door een elektrisch probleem kan 2-4 uur duren om te herstellen zonder de juiste schema's bij de hand.
Stel dat je 5 storingen per maand hebt en de gemiddelde downtime is 2u met een productieverlies van €1.000 per uur, dan heb je een verborgen kost van € 120.000 per jaar.
Waarom een document management systeem?
Kort samengevat zien wij verschillende redenen om er voor te zorgen dat je een systeem hebt om de elektrische documentatie up-to-date te houden:
Centralisatie van documenten: dit voorkomt versnippering over verschillende locaties en systemen.
Gemakkelijke toegang en delen om zo de juiste mensen op het juiste moment toegang te verlenen.
Versiebeheer en revisiecontrole. Dit vermindert verwarring en fouten die kunnen optreden wanneer verouderde versies in omloop zijn.
Efficiëntie en nauwkeurigheid: Technici kunnen onderhoud nauwkeuriger uitvoeren, sneller storingen oplossen of wijzigingen doorvoeren.
Compliance en veiligheid: Actuele schema's zijn essentieel voor een veilige werking en onderhoud van elektrische installaties.
Kostenbesparing: Door het gebruik van een tool als CabinetManager kan je héél veel kosten besparen!
Comentarios